Niezależnie od profilu działalności firmy szukają sposobów na oszczędności, dążąc do redukcji wydatków oraz usprawnienia wszelkich procesów logistycznych. W te założenia doskonale wpisują się karty paliwowe, ponieważ rozliczenie paliwa przy ich użyciu jest szybsze, łatwiejsze, bardziej precyzyjne, a także w pełni bezpieczne.
Niezależnie od profilu działalności firmy szukają sposobów na oszczędności, dążąc do redukcji wydatków oraz usprawnienia wszelkich procesów logistycznych. W te założenia doskonale wpisują się karty paliwowe, ponieważ rozliczenie paliwa przy ich użyciu jest szybsze, łatwiejsze, bardziej precyzyjne, a także w pełni bezpieczne.
Łącząc kilka cech pożądanych przez przedsiębiorców, karty paliwowe zapewniają firmom kontrolę nad wydatkami, przy jednoczesnym zachowaniu maksymalnej swobody wykorzystania. Karta ogranicza problematyczne transakcje pieniężne w postaci gotówki, rozliczanie zaliczek czy też zwrotów za paliwo. Co szczególnie ważne, karta paliwowa zapewnia możliwość realizacji wyłącznie zakupów celowych, służących do transportu oraz jego obsługi. Tak więc nie może być użyta do celów prywatnych np. pracownika, który otrzymuje ją tymczasowo na czas przewozu.
Istotne jest także to, jak działa karta paliwowa w kontekście terytorialnym – jej zasięg jest ściśle podyktowany wyłącznie oczekiwaniami właściciela. Tak więc to od założeń osoby wydającej kartę zależy czy będzie ona narzędziem ograniczonym do danego kraju, czy kontynentu. Operatorzy umożliwiają jednak również dodatkowe możliwości – dzięki nim flota utrzymywana jest w praktyce bezgotówkowo.
Rozliczenie paliwa a prostota transakcji
Karty paliwowe stały się standardem w polityce flotowej zarówno dużych, jak i małych przedsiębiorstw ze względu na ogólną łatwość i swobodę użycia, rozliczenia i kontroli oraz weryfikacji płatności. Co ważne, wyłącznie właściciel decyduje o wysokości kosztów – zarówno już poniesionych, jak i przyszłych, a także ma wpływ na określenie limitów. Dzięki temu pomiar zużycia paliwa odpowiada zawsze konkretnym potrzebom firmy. W tym kontekście warto zwrócić także uwagę na szybkość całej operacji. Rozliczenie paliwa czy wdrożenie zmian w planach limitowych możliwe jest w trybie on-line – nie musi odbywać się poprzez kontakt np. z centrum operacyjnym. Po zalogowaniu do systemu administrator floty, ma dostęp zarówno do wszelkich danych, jak i możliwość ustalania określonych zmian w wyliczeniach.
Flota samochodowa – szczególnie rozbudowana i zawierająca np. samochody półciężarowe oraz typowo transportowe, to zawsze spore wydatki ujmowane w zestawieniach podatkowych. Jednak korzystanie z karty paliwowej zapewnia łatwość i swobodę w przypadku rozliczeń i ogólnie pojętej administracji. Precyzyjny pomiar zużycia paliwa oraz ponoszonych kosztów, są automatycznie przekazywane do systemów, na podstawie których dochodzi do generowania pełnego zestawienia księgowego – od całościowego kosztu po VAT. Warto zauważyć, że rozwiązania wprowadzane przez operatorów kart paliwowych umożliwiają również np. automatyczną korekcję faktur o podatek VAT w sytuacji, gdy dokumenty nie pochodzą z Polski.
Kontrola wydatków a ceny za paliwo
Jedną z niezaprzeczalnych zalet karty paliwowej w kontekście każdego przedsiębiorstwa – niezależnie od wielkości, są ceny. Te bywają ustalane indywidualnie na podstawie negocjacji z danymi koncernami, z drugiej strony na podobne traktowanie może liczyć każdy klient, którego cennik uzależniony jest od potencjalnej wysokości rozliczeń. Kontrolę wydatków usprawnia również możliwość negocjowania terminów spłaty. W przypadku wysokich kwot, szczególnie małe i średnie przedsiębiorstwa cenią sobie możliwość znaczącego wydłużenia terminu zwrotu, a zarazem lepszej płynności finansowej. W sytuacji, gdy fakturę za paliwo rozliczyć można nawet z kilkutygodniowym opóźnieniem na podstawie zbiorczego zestawienia z danego miesiąca, daje to szerokie możliwości balansowania budżetem w zależności od potrzeb firmy.