Koszty firmowej floty: jak wygrać tę partię szachów?

Tak, zarządzanie firmą wykorzystującą flotę pojazdów przypomina do pewnego stopnia grę w szachy. Każdy, kto ją poznał, dobrze wie, że to gra niełatwa, choć z pozoru okoliczności są sprzyjające. Piony i figury, którymi dysponuje gracz, są całkowicie bezwolne i zrobią wszystko, co on postanowi. Żaden z nich nie pozwoli sobie na zaniechanie albo inny wybór. Jest „tylko” przeciwnik, który ma do dyspozycji tyle samo pionów i figur na początku gry.

Tak, zarządzanie firmą wykorzystującą flotę pojazdów przypomina do pewnego stopnia grę w szachy. Każdy, kto ją poznał, dobrze wie, że to gra niełatwa, choć z pozoru okoliczności są sprzyjające. Piony i figury, którymi dysponuje gracz, są całkowicie bezwolne i zrobią wszystko, co on postanowi. Żaden z nich nie pozwoli sobie na zaniechanie albo inny wybór. Jest „tylko” przeciwnik, który ma do dyspozycji tyle samo pionów i figur na początku gry.

Administrator floty pojazdów jest w trudniejszej sytuacji, albowiem jego piony i figury to z jednej strony pojazdy, które czasami ulegają awariom, a z drugiej kierowcy: żywi ludzie, którzy – choć otrzymują konkretne polecenia i zadania – nie zawsze trzymają się reguł tak, jak życzyłby sobie tego przełożony.

Przeciwnikiem w jego „grze” są natomiast najrozmaitsze okoliczności i przeciwności na drogach oraz w punktach docelowych. Są to choćby zdarzenia drogowe i wypadki, nierzadko powodowane nie przez kierowców firmowych, ale przez innych uczestników ruchu. Są to też korki, blokady dróg, drobiazgowe kontrole policji i Inspekcji Transportu Drogowego, wreszcie – niezależne od firmy problemy z załadunkiem i rozładunkiem.

Jak panować nad tym wszystkim?

Automatyczne rozliczanie floty

Zadanie okaże się nieskomplikowane, jeśli do jego wykonywania zaprzęgniemy telematykę. Umiejętne połączenie telekomunikacji, informatyki i informacji w jeden spójny system przeznaczony właśnie do administrowania flotą pojazdów samochodowych sprawia, że komputery wyręczają człowieka w żmudnych wyliczeniach.

Jest to możliwe dzięki takim systemom jak Teagle, składających się ze specjalnych „końcówek” w każdym pojeździe, łączności oraz oprogramowania na serwerze. Tu nie ma wypełniania druczków ani liczenia czegokolwiek na kalkulatorze: system monitoruje nieustannie każdy pojazd i koszty przezeń generowane, czy to w postaci zużywanego paliwa, czy to poprzez rozmaite czynności obsługowe i naprawcze, które przecież też kosztują. Informacje dostarczane na bieżąco na serwer oraz wprowadzane przez administratora zamieniają się w raporty pełne konkretnych danych.

Monitoring kosztów utrzymania floty

Dzięki temu, że Teagle dysponuje kompletem informacji na temat każdego pojazdu i jego kosztów, a także floty jako całości, może on na bieżąco monitorować, obliczać i raportować powstające koszty. Zarządzanie kosztami w firmie staje się o wiele łatwiejsze, gdy administrator ma do dyspozycji nie tylko podsumowania, ale nawet dane o tym, czy i kiedy warto samochody wymieniać lub kupować nowe, dodatkowe. Wiadomo na przykład, które pojazdy spalają najwięcej paliwa, którzy kierowcy jeżdżą ekonomicznie, a którzy nie liczą się z firmowymi pieniędzmi.

Czas to pieniądz

Rzecz jasna, korzystanie z takiego systemu to także znaczące przyśpieszenie procesów administracyjnych. Gdy nie trzeba czekać ani na dane, ani na ich analizę, podejmowanie decyzji następuje szybko. Automatyczne rozliczanie floty, obejmujące całość jej kosztów dostarcza kompletu informacji. Co więcej, system Teagle można bez trudu zintegrować z innym oprogramowaniem działającym w przedsiębiorstwie i zarządzać całością w optymalny sposób.

Tam zaś, gdzie decyzje zapadają szybko, bo są podejmowane bez zbędnego oczekiwania na te czy inne wyliczenia, dzieje się dobrze. Czas to przecież pieniądz – nie tylko wtedy, gdy samochód jedzie z punktu A do punktu B, ale i wtedy, gdy trzeba podejmować decyzje administracyjnej natury, niezbędne w realiach każdej firmy.

Wsparcie procesów administracyjnych

Mniej uznaniowości, więcej obiektywizmu – tak w praktyce wygląda zarządzanie z wykorzystaniem systemu Teagle. Płynne przetwarzanie danych i ich odpowiednia integracja sprawiają, że znacząco zmniejsza się obieg dokumentów, których jest po prostu mniej. Tym samym poprawie ulega obsługa kontrahentów, a w przedsiębiorstwie jest mniej „papierkowej roboty”. Mniej jest procesów administracyjnych, można skupić się na tym, co rzeczywiście stanowi przedmiot działania przedsiębiorstwa.

Skontaktuj się z nami

Prosimy o kontakt telefoniczny +48 66 333 7777 lub poprzez formularz.

Dziękujemy, wiadomość została wysłana
Wystąpił błąd, wiadomość nie została wysłana, prosimy spróbować później
Wypełnij poprawnie wszystkie pola!

* Pola obowiązkowe