W jakich przypadkach pracodawca może wykorzystywać zgromadzone w monitoringu GPS dane? Czy może otwierać przesyłki adresowane do pracownika na adres firmowy? Poznajmy najważniejsze wytyczne dotyczące monitoringu pojazdów służbowych oraz korespondencji w kontekście RODO, opisane szczegółowo w poradniku Ochrony Danych Osovowych (UODO).
Monitoring GPS i RODO
Pracodawca może wykorzystywać dane zgromadzone przez GPS. Mogą one dotyczyć aktywności pracownika w czasie wolnym. Dodatkowo pracodawca może sprawdzać przesyłki przychodzące do pracownika na adres firmy. Wiemy o tym m.in. z poradnika Ochrony Danych Osobowych (UODO).
Jeśli pracodawca chce wykorzystywać dane, dotyczące prywatne użytkowania pojazdu pracownika w czasie wolnym to powinien uzyskać zgodę na przetwarzanie danych pozyskiwanych na drodze monitoringu GPS. Warto też zawrzeć taką informację w regulaminie, który podpisuje kierowca otrzymujący samochód służbowy. Jeżeli nie zawrzemy informacji o kontroli użytkowania pojazdu w czasie wolnym to według UODO nie możemy wykorzystywać pozyskanych danych do kontroli naszych kierowców. Pracownik czasem może cofnąć zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Z kolei pracodawcy ciężko jest odróżnić czas pracy i czas wolny w systemie, który monitoruje wiele pracowników. Pracodawca może prowadzić monitoring ze względu na zapewnienie bezpieczeństwa czy monitoring sprzętu – np. chęć zbadania stanu technicznego pojazdu itp. Motywem, jakim może kierować się pracodawca może być chęć zlokalizowania pracownika w celu przydzielenia mu dodatkowego zadania.
Samochody objęte monitoringiem GPS powinny zostać oznaczone naklejką symbolu obrazkowego, który uświadomi kierowcę, że pojazd jest monitorowany za pomocą urządzenia lokalizującego. Jest to obowiązek pracodawcy!
Jeśli chodzi o paczki, adresowane na pracownika na adres firmowy, pracodawca może sprawdzić ich zawartość, ale jeśli ma ważny powód związany z jego podwładnym. Można sprawdzić korespondencję prawniczą, która może zawierać ważne informacje, wymagające uregulowania zobowiązań tudzież podjęcia innych działań.
W kwestii prywatnych paczek przychodzących do pracowników to warto określić to w regulaminie pracy. Często określa się w nim, że adres firmowy służy tylko do korespondencji służbowej, zabraniając odbierania paczek prywatnych w pracy.